Arquivo XML do eSocial: saiba como vai funcionar o envio dos eventos de SST para o portal

Você sabe como vai funcionar o envio do Arquivo XML ao eSocial? Confira aqui como vai funcionar esse envio e fique longe dos erros!

Com a exigência do eSocial logo veio a notícia: as informações devem ser repassadas via arquivo XML. Mas, o que isso significa e como fazer corretamente neste formato?

Para ajudar a sua consultoria, que ainda tem dúvidas, a ficar sabendo como proceder com a geração do Arquivo XML eSocial, preparei este conteúdo completo. Confira agora e descubra como enviar as informações corretamente.

O que é o Arquivo XML eSocial?

O Arquivo XML é um formato que origina a versão digital de um documento, que organiza dados de maneira hierárquica, contendo textos, dados ou vetores. Essa linguagem pode ser interpretada tanto por pessoas quanto por computadores. Ela serve para organizar e padronizar essa sequência de dados, fazendo com que fique mais fácil segmentar o conteúdo e integrá-lo em diferentes linguagens.

E isso também se aplica aos Arquivos XMLs do eSocial: cada evento do eSocial gera um XML diferente com informações específicas para o fim ao qual o mesmo se destina. As informações referentes à SST, então distribuídas em cinco eventos do eSocial.

Como minha consultoria deve gerar os XMLs eSocial?

Sua empresa ou consultoria de SST vai precisar utilizar um software adequado, que proverá os módulos para alimentação das informações de SST, bem como para geração e transmissão dos Arquivos XMLs ao eSocial. O único método paralelo para atender ao eSocial é alimentar todas as informações manualmente no portal. Uma opção inviável na maioria dos casos, pela quantidade de informações necessárias.

Com a utilização do sistema ideal, ele mesmo se encarrega de gerenciar todos os estágios do processo, garantindo o envio dos XMLs respeitando os padrões exigidos pelo governo. Use a tecnologia para organizar e padronizar o envio das informações, evitando falhas.

Quando devo enviar os arquivos XML do eSocial?

Antes de tudo, é necessário conhecer o novo cronograma do eSocial e para qual grupo cada cliente da sua consultoria pertencem: se é o grupo 1, 2, 3 ou 4. Cada um possui uma data inicial específica para início da transmissão dos eventos SST, que deve ser respeitada. A obrigação para o primeiro grupo inicia em julho de 2019.

Os eventos ainda são divididos em tipos. Eles possuem prazos específicos para envio, que devem ser observados. Os eventos SST enquadram-se nos Eventos de tabelas e Eventos não periódicos.

  • Eventos de tabelas: são os primeiros eventos a serem transmitidos, pois são os dados cadastrais que identificam o empregador e suas características. Nos eventos SST, por exemplo, temos o evento S-1060 – Tabela de locais de trabalho ocupadas pelo trabalhador; que deverá ser transmitida com a realidade do cliente ao iniciar os envios do eSocial e posteriormente quando houverem mudanças.
  • Eventos não periódicos: eles não têm data prevista para ocorrer, pois dependem de acontecimentos na relação do empregador com o trabalhador. Por exemplo, o evento S-2240 – Fatores de risco do ambiente de trabalho, o qual será transmitido quando um novo trabalhador for contratado ou tiver mudanças no seu ambiente de trabalho. E o evento S-2220 – Monitoramento de questões de saúde do trabalhador, que será transmitido quando o colaborador realizar os exames admissionais, periódicos e demissionais. Também fazem parte deste tipo os eventos S-2245 – Capacitações, treinamentos, simulações e outros e S-2210 – Comunicação de acidentes ou imprevistos de trabalho.  Cada evento deste tipo será transmitido quando ocorrer, respeitando os prazos de envio de cada um.

Quem é o responsável pelo envio e para quem deve enviar?

De qualquer forma, ao final do processo, os arquivos serão fornecidos para o governo através da plataforma do eSocial. Tudo isso deve ser feito em nome da empresa, que é o responsável Legal por gerar e enviar os dados corretamente. O que pode variar é quem coleta e envia esses dados, que no caso dos eventos de SST, o mais indicado é o SESMT. Seja ele interno, ou terceirizado para uma consultoria de SST.

Nesse sentido, quem irá enviar as informações pode variar, sendo a própria empresa, ou um contratado (Consultoria SST, Contabilidade ou ainda outro terceiro). É importante pontuar que, caso a empresa terceirize a transmissão para o eSocial, será necessário emitir uma Procuração Eletrônica, em que a empresa autoriza o terceiro à transmitir os eventos em seu nome.

Saiba mais sobre a necessidade da Procuração Eletrônica acessando este conteúdo: Consultoria de SST: Certificado Digital é necessário para adequações ao eSocial.

Dicas sobre o eSocial

Existem alguns fatores nos quais as consultorias de SST devem se atentar para garantir eficiência na adequação ao eSocial. Confira a seguir!

Confira quais são os Eventos de SST do eSocial

  • S-1060 – Tabela de locais de trabalho ocupadas pelo trabalhador;
  • S-2210 – Comunicação de acidentes ou imprevistos de trabalho;
  • S-2220 – Monitoramento de questões de saúde do trabalhador;
  • S-2240 – Fatores de risco do ambiente de trabalho;
  • S-2245 – Capacitações, treinamentos, simulações e outros.

SAIBA MAIS: eSocial: quais informações e como devem ser repassadas ao governo pelas consultorias de medicina e segurança do trabalho?

Cuidado com os prazos

Conforme o calendário do eSocial, as empresas do primeiro grupo devem iniciar a transmissão dos eventos SST em julho de 2019. O Ambiente de Testes também está disponível, aproveite este recurso para treinar sua equipe.

O que a sua consultoria de medicina do trabalho não pode é perder os prazos e não se adequar a tempo. Por isso, se você ainda não providenciou o início da implementação, sugiro que inicie o quanto antes. Não respeitar os prazos pode acarretar em sete tipos de multas diferentes para seu clientes. Evite qualquer erro ou falha e faça tudo que for necessário com antecedência.

Consultoria SST: fique alinhado com seus clientes

Como é a sua empresa que vai auxiliar na geração das informações dos eventos de SST, é fundamental manter-se atento à coleta das mesmas e atualizar os dados da empresa cliente constantemente.

Além disso, se as informações estiverem incompletas, diferentes da real situação ou serem enviados com atraso, vai acarretar em prejuízos sérios para você e seus clientes. Por isso, é preciso estar alinhado com os clientes e conscientizá-los sobre a importância deste alinhamento.

Adquira um software para SST

Você vai precisar centralizar todos os dados e mantê-los atualizados, a fim de evitar erros e ausência de informações. Para isso, o auxílio de um software especializado é fundamental, afinal, ele será dedicado à gerar e transmitir os arquivos XML para o eSocial, mantendo o processo 100% alinhado.

Isso mesmo, não é possível gerar um arquivo neste formato sem o auxílio de um sistema próprio para essa função, por isso, mais uma vez um software adequado desempenha seu papel único e fundamental.

Se a sua consultoria ainda não encontrou o sistema que cumpre as exigências do eSocial, conheça o SESMT Dream.

Chegamos ao fim deste conteúdo, espero ter acabado com todas as suas dúvidas referentes a emissão do Arquivo XML eSocial. Caso ainda tenha alguma insegurança, você pode deixar sua dúvida nos comentários que eu vou lhe ajudar!

Se você quiser saber mais sobre como adequar de forma prática a sua consultoria de medicina e segurança do trabalho aproveite e baixe agora mesmo o nosso eBook GRATUITO com informações valiosas sobre as exigências do eSocial.