Assinatura eletrônica para documentos de SST: Governo divulga Portaria nº 211

A assinatura eletrônica é um passo importante para otimização de recursos e facilitação da guarda de documentos. Entenda o que muda!

A legislação trabalhista Brasileira, determina que os documentos relacionados aos vínculos trabalhistas (NR7, NR9 entre outras) devem ser guardados pela empresa por no mínimo 20 anos após o desligamento do trabalhador. Já pensou como esta guarda pode ser facilitada se for feita em meio digital? Indo ao encontro disso, a Portaria n° 211, de 11 de Abril de 2019 divulgou que os documentos de saúde e segurança do trabalho não apenas podem ser arquivados em meio digital, mas também feitos com assinatura eletrônica.

Mas, quais são esses documentos? E como proceder para assinar um documento de forma digital? É o que este conteúdo vai lhe ensinar. Continue acompanhando e tire todas as suas dúvidas!

A Portaria nº 211

A Portaria nº 211 entrou em vigor em abril de 2019, estabelecendo critérios em relação a emissão, assinatura e guarda de documento de SST, através do meio digital. O documento deve ser gerado no formato PDF na qualidade padrão “PDF/A-1”, e assinado com o Certificado Digital. Lembrando que os mesmos devem estar à disposição do empregador para apresentação à Inspeção do Trabalho.

De acordo com a Portaria nº 211, o certificado digital é considerado válido, para criação e assinatura eletrônica dos seguintes documentos:

  • I – Programa de Controle de Médico de Saúde Ocupacional – PCMSO;
  • II – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais – PPRA;
  • III – Programa de Gerenciamento de Riscos – PGR;
  • IV – Programa de Condições e Meio Ambiente de Trabalho na Indústria da Construção Civil – PCMAT;
  • V – Programa de Proteção Respiratória – PPR;
  • VI – Atestado de Saúde Ocupacional – ASO;
  • VII – Programa de Gestão de Segurança, Saúde e Meio Ambiente do Trabalhador Rural – PGSSMTR;
  • VIII – Análise Ergonômica do Trabalho – AET;
  • IX – Plano de Proteção Radiológica – PRR;
  • X – Plano de Prevenção de Riscos de Acidentes com Materiais Perfurocortantes;
  • XI – Certificados ou comprovantes de capacitações contidas nas Normas Regulamentadoras;
  • XII – Laudos que fundamentam todos os documentos previstos neste artigo, a exemplo dos laudos de insalubridade e periculosidade;
  • XIII – Demais documentos exigidos com fundamento no art. 200 do Decreto-lei n° 5.452, de 1° de maio de 1943.

Como executar a assinatura eletrônica dos documentos?

O primeiro passo é possuir um Certificado Digital instalado no seu computador. (Caso sua empresa não possua certificado, no site do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, você encontra todos os passos para emitir o seu).

O segundo passo é utilizar um editor de PDF, que disponha da função para assinar o documento utilizado com o certificado digital. Após assinados, os documentos passam a ter validade legal, podendo ser enviados para o cliente, bem como arquivados no seu banco de dados.

E agora: minha consultoria de SST não pode mais emitir documentos no papel?

Fique tranquilo, a portaria prevê um período de transição, no qual os documentos em papel ainda podem ser utilizados. A substituição ocorrerá gradualmente iniciando pela grandes empresas que tem 2 (dois) anos para fazer a transição, em seguida as empresas de pequeno porte que tem 3 (três) anos, e por fim as Microempresas e Microempreendedores individuais que terão 5 (cinco) anos para se adequar. A legislação ainda prevê exceções para os casos em que a geração digital  do documento for inviável. Quando isso for comprovado, o mesmo poderá ser apresentado em papel.

Benefícios para as consultorias de SST

A Portaria n° 211 nos faz lembrar dos benefícios dos documentos arquivados em meio digital. Os principais são:

Segurança dos dados

Esse novo método de prestação de contas adotado pelo governo é muito mais seguro, tendo em vista o seu sistema, que se mantém em constante atualização e com um controle rígido de segurança. É a tecnologia, mais uma vez a favor da sua consultoria!

Facilidade e rapidez

Podemos definir que o novo modelo encurta caminhos. Agora o processo é muito mais descomplicado, acessível e digital, basta se organizar.

Eficiência no atendimento

Como no novo sistema tudo é realizado digitalmente, a comunicação é instantânea e o acesso à informação cada vez mais democrático. Isso faz com que todo o processo aconteça com mais fluidez e um dos atributos responsáveis por isso é o atendimento acessível.

Redução de custos

A digitalização vai reduzir os custos operacionais das consultorias, que não precisarão mais imprimir, encadernar, e mesmo entregar o documento físico para o clientes. O tempo economizado nestes processos pode ser dedicado a novos clientes e na melhoria de outros processos internos.

Agora que o governo divulgou de maneira formal, a sua consultoria já pode começar a pensar nesta transição.

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