Gestão da clínica médica: como organizar melhor os processos

Uma clínica médica com processos definidos e organizados atende melhor e se torna mais competitiva. Saiba como conseguir isso de forma simples.

Ter os processos da clínica médica sob controle e que descomplicam a rotina de todos os setores e funcionários é desafiador. Afinal, uma clínica médica não se baseia apenas nos atendimentos que realiza todos os dias.

Por trás do que todos veem, é preciso ter organização e otimização nos processos para que o que está visível na ponta do Iceberg funcione. É por isso que neste conteúdo você não vai encontrar apenas dicas, e sim ações possíveis de serem feitas dentro da sua clínica médica, a fim de organizar melhor os seus setores.

Quando se fala em gestão da clínica médica e de ações para melhorá-la, não podemos esquecer de nenhum setor. Só assim, todos os processos serão melhorados. Descubra a seguir o que você precisa fazer para organizar melhor a gestão da clínica.

Fique longe dos principais erros!

Com a necessidade de modernização, o mercado de clínicas médicas se expandiu, e com isso o paciente passou a ficar cada vez mais criterioso e exigente na escolha de um médico. Deste modo, somente a eficiência nos serviços passou a não ser mais o suficiente. Por isso, é preciso evitar que algumas situações aconteçam na sua clínica:

  1. Não entender que o paciente está no comando
  2. Fazer um pré-atendimento ruim
  3. Não utilizar um software médico
  4. Não ter metas definidas
  5. Misturar a gestão financeira da clínica e a pessoal
  6. Ficar longe dos meios digitais
  7. Marcar consultas em horários errados

Se você está cometendo a maioria destes erros, entenda melhor porque eles precisam ser evitados acessando: 7 principais problemas na gestão de clínicas médicas!

Descomplicando a gestão administrativa da clínica médica

São muitas tarefas que precisam ser feitas diariamente na clínica médica, logo saber como descomplicá-las é fundamental. Para conseguir uma gestão eficiente você precisa adotar algumas medidas, como:

  1. Capacitar sua equipe
  2. Controlar as despesas e receitas
  3. Obter feedbacks dos pacientes e funcionários
  4. Administrar o uso dos materiais
  5. Contar com o auxílio de um software médico
  6. Usar dados para facilitar as decisões
  7. Otimizar os atendimentos

São várias as ações que precisam ser feitas. Saiba como colocar cada uma das listadas acima em prática e potencialize os serviços de sua clínica começando agora mesmo, conferindo as 7 dicas fundamentais para descomplicar a gestão administrativa de clínicas médicas de vez!

Agora que você sabe do que precisa ficar longe e do que precisa fazer para otimizar os processos da sua clínica, a seguir você vai aprender como tornar a gestão da clínica médica mais organizada e eficiente. Confira 5 ações que você deve aplicar:

1. Melhore o atendimento

Com os avanços tanto da tecnologia quanto do mercado, investir em um atendimento mais humanizado se tornou essencial. Além disso, há outros fatores a serem observados para melhorar o atendimento em uma clínica médica, como:

  • Criar um relacionamento melhor com os pacientes, tanto durante a consulta, como depois dela;
  • Conhecer mais sobre os pacientes através de feedbacks, conversas e até cadastros completos de cada um;
  • Cuidar do aspecto visual da clínica e do conforto;
  • Cumprir o horário;
  • Fazer ações para fidelizar os pacientes.

2. Faça uma gestão de estoque eficiente

Muitas clínicas precisam contar com um estoque de materiais e medicamentos. Se esse também é o seu caso, é necessário ter um controle de estoque muito bem alinhado. É preciso controlar os equipamentos, ferramentas e medicamentos que entram e saem. Além disso, há o estoque de materiais dos produtos de limpeza e de escritório que também precisam de atenção.

Para organizar esses materiais, o ideal é possuir uma descrição bem detalhada de cada item do estoque, ter um processo de compras organizado e sincronizado com as demandas, armazenar os produtos corretamente e centralizar todas essas informações em um software médico. Quer saber como conquistar uma gestão de estoque eficiente? Clique aqui!

3. Integre as partes fiscais e financeiras

Imagine uma ferramenta ideal: que reúne a agenda do paciente, tem o seu prontuário, qual o seu convênio, o total a pagar, que emite nota fiscal, gere os boletos, ou controle os cheques, controle o caixa, enfim, que tenha em uma plataforma tudo o que você precisa para realizar o atendimento. E ainda: que disponibilize relatórios financeiros, sem precisar ficar coletando dados de diversos locais?

Existem outros benefícios de ter a gestão financeira e fiscal integrada a toda rotina da clínica médica e para conquistar todos é preciso contar com um software médico e abandonar as planilhas.

4. Mantenha um histórico completo dos pacientes

Isso não se trata somente do prontuário do paciente, mas de informações que favoreçam a sua fidelização. Quanto mais dados forem coletados e armazenados, maiores serão as chances de descobrir as necessidades dos seus pacientes.

Além disso, um histórico completo do paciente possibilita agilidade nos atendimentos, porque é muito difícil lembrar da saúde de cada um, saber o que já foi feito e prescrito, e também ajuda na prevenção, pois você vai acompanhar o paciente de forma cronológica, saber da saúde de família e assim antecipar possíveis doenças ou gravidades.

5. Centralize dados

Mais do que coletar informações, é preciso centralizar tudo em um único local. Isso porque na hora em que for necessário saber sobre o pagamento dos pacientes de anos atrás, ou de quando foi a última consulta, fica mais fácil encontrar e ter acesso a informação. Imagine ter que vasculhar um arquivo com todos os recibos dos pacientes para encontrar um, quando você utiliza um sistema encontra facilmente o histórico de cada paciente de forma individual.

Assim se ganha mais em tempo, confiabilidade dos registros e facilidade na comunicação. Entenda como a centralização de dados é essencial para a tomada de decisão no seu negócio.

Outros itens que podem melhorar a gestão da clínica médica

Apesar de que cada clínica é única e tem processos internos diferentes, existem itens que ajudam na gestão. Depois de fazer o diagnóstico da sua clínica olhando as ações acima, você já sabe o que precisa fazer, não é mesmo? Para ajudar ainda mais, confira dicas que se adotadas facilitam o seu dia a dia:

Fique por dentro das novidades da área médica

Você já entendeu que o mercado muda e se atualiza constantemente, certo? Por isso, há alguns fatores que é fundamental se manter atualizado, pois impactam diretamente no trabalho, como é o caso do Novo Código de Ética Médica, por exemplo.

Além disso, quando você sabe das novidades e atualizações, fica muito mais fácil tomar medidas que favoreçam a sua clínica médica. Grandes exemplos são: medicina do futuro, que revela quais são as principais transformações da saúde e o uso da inteligência artificial na saúde, que garante muita eficiência no atendimento e diagnóstico preciso.

O importante é que você não deixe de se atualizar com cursos e treinamentos, e fique por dentro das novidades dentro da área médica.

Aposte na tecnologia: invista em ferramentas de gestão

Quando você otimiza e integra a gestão da clínica, a consequência é positiva: você alcança processos e atendimentos mais organizados e eficientes. Um software médico é capaz de lhe ajudar a conquistar isso. Você só precisa saber escolher o sistema certo!

Treine sua equipe

De nada adianta manter a estrutura da clínica atualizada, investir em um software médico, integrar processos e acompanhar as novidades na área da saúde se toda a equipe não acompanhar isso, certo?

Por isso, é necessário avaliar como está o desempenho dos seus colaboradores, investir em cursos e treinamentos para incentivá-los. Você certamente vai sentir a diferença dia após dia e até vai refletir na melhora do atendimento aos pacientes.

Ganhe tempo na agenda médica

E se o paciente faltar e não avisar, ou esquecer da consulta a culpa é de quem? Certamente da sua clínica que não se esforçou nem para confirmar o atendimento. Agora, como resolver essas falhas na agenda? A falta de organização também implica diretamente no aproveitamento da agenda

Algumas ações podem ser feitas para lhe ajudar a ter tempo na agenda, como passar a confirmar as consultas pelo menos um dia antes e ter um fluxo de trabalho eficiente para não atrasar as consultas.

Reduza custos

Para reduzir custos na operação da clínica sem perder a qualidade, é necessário antes de tudo, fazer um levantamento completo de suas despesas, seja com colaboradores, materiais clínicos e medicamentos, materiais de escritório e com a infraestrutura.

Depois disso, você precisa ficar atento ao pagamento das contas, avaliar o que pode ser cortado e substituído. Sua clínica médica ganha muito a longo prazo!

Quais são os segredos das clínicas bem sucedidas?

Quem nunca sonhou em ter uma clínica médica perfeita? Na verdade isso é uma utopia, mas nada impede que ações sejam feitas para tornar a empresa melhor possível em quesitos como gestão e atendimento.

Pesquisando com alguns clientes, elencamos as características que toda clínica bem sucedida tem hoje em dia:

  • Entende que o paciente está no comando;
  • Faz um ótimo pré-atendimento;
  • Conta com um software médico adequado;
  • Tem metas definidas;
  • Separa a gestão financeira da pessoal;
  • Está inserida nas mídias digitais;
  • A agenda não possui falhas.

E aí, a sua empresa se encaixa na maioria destes quesitos? Por trás de todas essas qualidades existe uma clínica preocupada com a estrutura da empresa, fazendo a automatização de todos os processos, disponibilizando treinamentos para qualificar a equipe, trabalhando de maneira humanizada e ouvindo seus pacientes.

Você está preparado para ter uma clínica médica bem sucedida? Como você viu neste material, a maioria das ações que otimizam a gestão e os processos da clínica exigem que uma ferramenta de automação seja usada. Afinal, hoje em dia não tem mais como uma clínica ser moderna e ainda usar planilhas e caderninho.

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